Chaque association régionale nomme un chef d'équipe, membre en règle de Cheval Québec. Le chef d'équipe est le représentant officiel de l'association régionale auprès du comité de l'événement, du secrétariat et du département des communications de  West Feria / Championnat d'équitation western du Québec.

Il est également le seul répondant pouvant apporter des modifications aux inscriptions de son équipe.
Les responsabilités du chef d'équipe sont nombreuses et variées. Il est recommandé que chaque chef d'équipe se désigne un adjoint pour l'assister dans ses fonctions.

Sommaire des responsabilités :

 

 

- Être responsable des cavaliers de sa région ;

- Connaître en détail l'avant-programme et les règlements régissant West Feria ;

- Être l'agent d'information auprès des dirigeants de son association, des cavaliers, des parents et des entraîneurs ;

- Participer, s'il y a lieu, aux réunions ou conférences téléphoniques avec les membres du comité organisateur ;

- Soumettre, avant la date limite, les inscriptions de sa délégation ;

- Valider l'admissibilité des participants (membre Cheval Québec, résidence, qualifications, âge, certificat Coggins) ;

- Soumettre les différents documents : confirmation de participation, liste maîtresse des cavaliers, liste maîtresse des chevaux, inscriptions ;

- Être sur les lieux de l'événement dès le premier jour

- Voir à la répartition des boxes selon les places attribuées par le comité organisateur ;

- Voir à l'accueil des membres de sa délégation ;

- Valider les inscriptions préparées par le service de secrétariat ;

- Participer aux réunions des chefs d'équipes avant l'événement ;

- Agir en tant que coordonnateur de sa délégation pour la cérémonie de clôture ;

- Voir à ce que le sondage post-événement soit dûment rempli et retourner dans les délais prescrits.