I- Les formulaires d'inscription dûment complétés en ligne doivent être enregistrés dans l'outil de gestion de compétition au plus tard 10 jours avant la compétition, avant minuit.

II - Les certificats de dépistage de l'anémie infectieuse des équidés (test Coggins) de l'année en cours seront exigés. Une copie peut être annexée à l'inscription ou remise par le chef d'équipe à son arrivée sur le site. Tout cheval pour lequel on ne pourra présenter un certificat valide au secrétariat dès l'arrivée sur le site sera exclu des épreuves et son départ du site de la compétition sera exigé.

III -  Un montant de 80 $ (taxes incluses) de frais de box par cheval doit accompagner le dossier d'inscription. La location d'une stalle comprend 2 sacs de ripe. Advenant que le nombre de chevaux présents soit moindre que celui indiqué au moment de l'inscription, le comité organisateur s'engage à rembourser les boxes non utilisés. Pour des questions de bien-être animal et de sécurité, aucun cheval attaché à une remorque ne sera toléré. 
Un montant de 30 $ (taxes incluses) de frais d'inscription par cavalier doit accompagner le dossier d'inscription. Seuls les cavaliers qui participent uniquement à l'épreuve Pas et Trot « 11 ans et moins » sont exemptés de ce montant.

IV- Sellerie
Chaque association régionale se verra attribuer un box gratuitement qui servira de sellerie, de lieu de rassemblement et de centre de communication. Le comité organisateur de West Feria identifiera le box et y installera la bannière de la région. Par ailleurs, en fonction des espaces disponibles, les écuries peuvent également réserver un espace sellerie supplémentaire auprès de leur association moyennant des frais de 75 $.
 
V - Des modifications aux inscriptions, impliquant les cavaliers et les chevaux déjà inscrits sur les listes maîtresses, peuvent être apportées en s'adressant au secrétariat de la compétition, le jeudi au plus tard à midi. Par la suite, chaque chef d'équipe peut apporter un maximum de trois (3) changements aux inscriptions de leur équipe. Toutefois, tout changement doit être signalé au secrétariat au moins deux épreuves avant le début de l'épreuve concernée.